10 étapes pour résoudre un problème

Que ce soit pour résoudre un problème relatif à la vente d’un produit ou d’un service qui peine à trouver son public ou à l’organisation d’une entreprise cet exercice en 10 étapes peut vous permettre de trouver rapidement des solutions efficaces.

Vos besoins pour cet exercice

Pour cet exercice vous avez besoin de quelques éléments en plus de participants motivés qui doivent être au nombre de trois ou quatre :

Un lieu calme, propice à la créativité : exit donc la salle de réunion déprimante !
Des post it ;
Des stylos ou des feutres, des crayons gris, bref de quoi écrire ;
Un chronomètre pour mesurer le temps ;
Un mur libre pour y afficher les post-it ;
Et enfin un facilitateur.

Vous pouvez également, si vous le souhaitez mettre en fond musical.

Par ailleurs, l’implication des participants dans cet exercice est primordial. Sans cela, les résultats risquent d’être décevant, sans compter que vous ne pourrez pas les mettre en œuvre.

1. Rassembler les problèmes

Pour trouver les problèmes auxquels sont confrontés les participants à l’exercice, vous devez distribuer des post-it et un stylo à chacun d’entre eux. L’idée est la suivante : que chaque participant note sur des post-it tous les problèmes auxquels il est confronté, qu’ils soient grave ou non, important ou non. L’heure n’est pas encore au tri.

Une seule règle : il ne doit y avoir qu’un problème seul par post-it. Chaque participant doit, en revanche, annoter autant de post-it que possible.

Cette première étape de récolte des problèmes doit durer entre 5 et 10 minutes grand maximum. Pour ne pas dépasser le temps imparti, vous pouvez recourir à un chronomètre. En effet, ajouter une contrainte temporelle lors de cette étape permet de stimuler l’imagination.

Il est également important que les participants ne se censurent pas au cours de cette phase.

2. La présentation des problèmes

Après avoir cherché un maximum de problème en un minimum de temps, il est important que chaque participant les présente.

Au cours de cette étape chaque participant va venir coller chacun à son tour ses post-it sur le mur et exposer en quelques mots son problème.

Il ne faut pas consacrer plus de 30 secondes par problème exposé. En effet, il s’agit juste d’expliciter succinctement le problème noté sur le post-it.

3. Le vote

Après avoir moissonné et expliciter les problèmes, vient l’heure de les classer. Le vote des participants est la manière la plus simple de classer les problèmes par ordre d’importance. D’autres méthodes de sélection existent mais celle-ci est la plus naturelle à mettre en place.

Pour que ce vote soit efficace, vous devez attribuer deux ou trois points à chaque participant. Chacun d’entre eux va ensuite attribuer entre zéro et deux ou trois points à chaque problème exposé, en fonction de l’importance que ce problème a. Il est essentiel que les participants jouent le jeu et ne se focalisent pas uniquement sur leurs préoccupations.

Ainsi, en principe, chacun doit être libre de voter pour les problèmes qu’il a exposé. Mais, à l’inverse, si cela vous semble opportun, vous pouvez fixer la règle alternative suivante : personne ne peut voter pour ses propres problèmes.

Ce n’est pas encore à cette étape où l’on discute des problèmes. Dès lors, pour éviter toute tentation, et éviter toute discussion, le vote doit se dérouler en silence.

4. Trouver les problèmes prioritaires

À l’issue du vote, le facilitateur va tout simplement ranger les problèmes par ordre de priorité, en fonction des votes exprimés par les participants.

En fonction du résultat du vote, il devra écarter les problèmes jugés les moins importants, ce qui auront recueilli le moins de vente.

Il faudra alors que le groupe se concentre sur trois ou quatre problèmes au maximum.

5. Recadrer les problèmes

Nous avons vu qu’à l’étape précédente, le facilitateur avait rangé les problèmes par ordre d’importance et avait retenu les quatre ou cinq principaux. Il s’agit maintenant de recadrer ces problèmes. Pour ce faire, il vous faut les reformuler de la manière suivante :

« comment pourrait-on… ».

6. La découverte de solution

C’est a nouveau aux participants de trouver des idées sur la manière de résoudre les problèmes posés. Pour ce faire, il suffit de reprendre la même procédure que lors de la première étape.

Chaque participant doit proposer une solution par post it. Dans ce cadre, la qualité doit primer sur la quantité. Le tri des solutions se fera ultérieurement.
Cette phase dure entre 5 et 10 minutes. Là encore, ajouter une contrainte de temps est un élément favorisant l’émergence d’idées.

Les participants doivent rester les plus simples dans l’expression de leurs idées de solution.

7. Le vote sur les solutions proposées

Comme à l’étape numéro 3, les participants à l’exercice doivent voter sur les idées qui leur semblent les plus intéressantes et prometeuses.
Idéalement, chaque participant reçoit entre cinq et six points qu’il attribue à chaque idée qui lui semble intéressante. Là encore rien ne devrait interdire à un participant de voter pour sa ou ses solutions !

8. Trouver les solutions prioritaires

Le facilitateur doit à la fin de cette étape lister les propositions les plus intéressantes pour résoudre les problèmes soumis.

9. Élaborer un plan d’action

Pour élaborer un plan d’action qui soit réaliste et que les participants de l’exercice puisse exécuter facilement, vous devez recourir à une matrice comme celle qui est dessous et qui ressemble un peu à la matrice d’Eisenhower.

Comme vous le voyez cette matrice à deux axes : l’impact qu’à la solution à gauche et l’effort demandé en dessous.

Le facilitateur doit avec l’aide des participants de l’exercice positionner une à une chaque idée de solution dans la matrice. Chaque proposition trouvera sa place dans l’un des quatre quart de cette matrice.

Une fois tous les post-it placés, vous devrez voir que certains sont positionnés dans le cadran supérieur gauche de la matrice. Ce sont les solutions nécessitant peu d’efforts mais ayant un grand impact. Vous devez logiquement commencer par vous occuper de ces propositions.

Vous finirez ensuite par les actions ayant un fort impact mais demandant un gros effort. Les propositions demandant un gros effort mais n’ayant qu’un faible impact seront bien sûr à écarter.

10. Créer les tâches

Une fois la matrice crée et remplie, il vous faut convertir les propositions en tâches. Lors de cette étape, vous avez deux possibilités : soit les participants sont volontaires pour exécuter les tâches décrites ou vous devrez trouver la personne qui saura mener à bien cette tâche. Cette seconde possibilité est bien sûr la pire des solutions.

Et vous, avez-vous d’autres moyens pour résoudre vos problèmes ? Discutons-en !